Tugas TTKI M10

(SUPPLY CHAIN MANAGEMENT  BERBASIS LAYANAN)

DESAIN DAN IMPLEMENTASI PROTOTIPE SISTEM

Supply chain management (SCM) adalah sebuah konsep pengaturan aliran proses perdagangan yang menghubungkan antara produsen, supplier, dan konsumen secara langsung. Dengan berevolusinya konsep perangkat lunak dan sistem informasi menuju era berbasis layanan, pengembangan SCM berbasis layanan menjadi sangat relevan. Studi kasus kebutuhan akan SCM berbasis layanan pada pengelola pusat perbelanjaan di Jakarta menjadi fokus pembahasan. Pada makalah ini dibahas sebuah model pengembangan sistem SCM berbasis layanan yang menghubungkan tiga stakeholder yang berperan dalam proses perdagangan pada pusat perbelanjaan modern.

           

Supply chain tidak dapat dilepaskan dari konsep SCM. Secara definisi yang dimaksud dengan supply chain merupakan serangkaian proses pengambilan keputusan dan tindakan serta aliran/alur bahan baku, informasi, dan uang yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berlangsung pada suatu tahap yang sama atau berbeda. Untuk mempermudah pemahaman, berikut ini adalah gambaran umum mengenai supply chain.

                                         Gambar 1. Diagram supply chain dalam jaringan supply chain total.

Gambar 1 mengilustrasikan bagaimana supply chain suatu perusahaan yang biasanya memiliki lebih dari satu supplier dan konsumen. Ilustrasi tersebut menggambarkan proses bisnis dari hulu hingga hilir, mulai dari supplier hingga distribusi kepada pelanggan. Rantai yang berada di antara keduanya tidak terbatas hanya pada pabrikan, distributor, dan retailer saja, tetapi dapat ditambah dengan transporter, warehouse, marketing, finance, dan costumer service, tergantung pada proses bisnis. Jika berbagai rantai dan entitas yang tergabung dalam supply chain tidak dikelola dengan baik, hal itu dapat menyebabkan inefisiensi dan berpotensi merugikan. Pihak yang sering dirugikan adalah para produsen berskala kecil yang memiliki posisi tawar yang rendah.

SCM merupakan rangkaian kegiatan perencanaan, koordinasi, dan pengendalian seluruh proses bisnis dan aktivitas dalam supply chain untuk menciptakan consumer value terbaik dengan biaya yang efisien namun tetap memenuhi seluruh kebutuhan stakeholder lain dalam supply chain. Value atau yang lebih dikenal dengan added value adalah sesuatu yang ingin diperoleh bagi para konsumen dan tercermin dari pendapatan yang dihasilkan oleh perusahaan. Untuk menghasilkan value yang optimal, ada tiga keputusan yang harus ditetapkan oleh para eksekutif: bagaimana struktur jaringan; proses bisnis; dan komponen manajemen dari supply chain seperti digambarkan pada Gambar 2.

                                               Gambar 2. Tiga keputusan penting dalam menerapkan SCM.

SCM sangat bergantung pada tujuan awal dari supply chain dan pencapaiannya harus dapat diukur melalui Key Performance Indicators (KPI). Akan tetapi, tidak mudah dalam menentukan tujuan karena supply chain dikelola oleh suatu entitas yang dominan atau melalui kerjasama antar entitas dalam supply chain yang membutuhkan kooperasi dan koordinasi yang baik. Setelah tujuan dan pengukuran kinerjanya sudah terdefinisi, ada beberapa keputusan yang harus ditetapkan dalam menganalisa dan merancang supply chain. Keputusan yang pertama adalah menentukan siapa saja pihak-pihak yang terlibat dalam supply chain untuk menentukan entitas mana yang menjadi kunci penentu kesuksesan organisasi. Keputusan berikutnya yang perlu ditetapkan adalah proses-proses mana saja yang harus dihubungkan pada setiap entitas.

kunci dalam supply chain. Hal ini penting untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis yang ada. Keputusan yang terakhir adalah menentukan tingkat integrasi dan manajemen dalam setiap proses yang saling terhubung. Pada bagian ini harus didefinisikan dengan jelas bagaimana peranan komponen manajemen sehingga dapat selaras dengan seluruh proses bisnis yang ada dalam supply chain. SCM banyak diimplementasikan oleh perusahaan berskala besar yang memiliki volume aliran bahan baku, informasi, dan uang dalam jumlah besar. Faktor yang sangat relevan mengingat biaya yang harus dikeluarkan untuk membangun sistem dan melakukan maintainance yang sangat besar. Lantas, apakah para pengusaha bisnis dalam skala kecil tidak dapat menikmati akselerasi bisnis dengan SCM yang ternyata membutuhkan investasi IT yang tidak kecil? Tren perangkat lunak yang mulai bergeser ke arah perangkat lunak berbasis layanan tentu saja mempengaruhi pola pengembangan SCM.

     Produk SCM berbasis layanan yang dibangun oleh sebuah penyedia jasa utama yang men-support aktivitas tenant-tenant merupakan sebuah produk layanan jasa yang akan membantu peningkatan aktivitas bisnis pelaku bisnis berskala kecil. Pada makalah ini akan dibahas bagaimana desain sebuah sistem SCM berbasis layanan yang dirancang untuk membantu aktivitas perdagangan antara distributor besar (wholeseller) dengan para penjual langsung (retailer) dalam sebuah komunitas pusat perdagangan modern. Prototipe pengembangan sistem ini akan mengambil lokasi pada sebuah pusat perdagangan besar di kota jakarta. Proses identifikasi kebutuhan sistem untuk membangun SCM berbasis layanan sebetulnya merupakan proses yang sulit. Dalam kondisi nyata, users dari sistem ini tidak terbatas kepada satu pedagang (distributor atau retailer) saja. Apabila pengembangan sistem ini merujuk kepada proses waterfall, maka tahapan identifikasi kebutuhan sistem akan memakan waktu yang sangat lama mengingat banyaknya tenant yang menjadi calon pengguna dari sistem. Proses prototyping memotong waktu yang signifikan pada tahapan ini. Karakteristik metodologi prototyping yang tidak meng-capture informasi awal secara detail akan memudahkan proses identifikasi awal dari kebutuhan para pengguna. Identifikasi kebutuhan secara umum dilakukan pada tahapan awal untuk kemudian direvisi sesuai dengan feedback dari users setelah sistem SCM berbasis layanan go live.

Proses identifikasi kebutuhan sistem untuk membangun SCM berbasis layanan sebetulnya merupakan proses yang sulit. Dalam kondisi nyata, users dari sistem ini tidak terbatas kepada satu pedagang (distributor atau retailer) saja. Apabila pengembangan sistem ini merujuk kepada proses waterfall, maka tahapan identifikasi kebutuhan sistem akan memakan waktu yang sangat lama mengingat banyaknya tenant yang menjadi calon pengguna dari sistem. Proses prototyping memotong waktu yang signifikan pada tahapan ini. Karakteristik metodologi prototyping yang tidak meng-capture informasi awal secara detail akan memudahkan proses identifikasi awal dari kebutuhan para pengguna. Identifikasi kebutuhan secara umum dilakukan pada tahapan awal untuk kemudian direvisi sesuai dengan feedback dari users setelah sistem SCM berbasis layanan go live.

Identifikasi kebutuhan dari sistem SCM berbasis layanan dibagi menjadi dua yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. Tidak ada prioritas diantara kedua aspek ini. Keduanya memiliki peranan yang sangat penting dalam keberhasilan pengembangan sistem. Secara umum kebutuhan fungsional dari sistem ini adalah sebagai berikut:

1.Fungsi mengelola data customer (distributor dan retailer) oleh pengelola mall sebagai penyedia layanan.

2.Fungsi mengelola data barang yang dilakukan oleh customer (distributor dan retailer).

3.Fungsi untuk mengotomasi proses transaksi keuangan baik itu berupa pembayaran tagihan maupun aktivitas cash flow keuangan.

4.Fungsi otomasi capturing dan input data menggunakan third party device.

5.Fungsi monitoring proses transaksi yang dilakukan oleh pengelola.

6.Fungsi summarizing dalam bentuk laporan penjualan

7.Fungsi analisa statistik dalam bentuk diagram dan grafik.

Identifikasi kebutuhan fungsional dapat beubah sesuai dengan proses iterasi dalam metodologi prototyping. Kebutuhan utama yang berhasil diidentifikasi dapat bertambah dan juga berkurang sesuai dengan feedback dari users dalam proses evaluasi prototipe sistem. Sementara itu, daftar kebutuhan non fungsional dari sistem SCM berbasis layanan dapat dilihat dalam Tabel 1.

TABEL I

KEBUTUHAN NON FUNGSIONAL SISTEM SCM BERBASIS LAYANAN

	Kebutuhan		Penjelasan
1.	Performance	a)	Mengefisienkan waktu proses pengolahan data sistem, mulai dari penginputan
			hingga pelaporan.
		b)	Membantu peningkatan pemantauan perkembangan.
		c)	Mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaklengkapan data
2.	Data Management	a)	Melakukan penyimpanan data berupa informasi data barang, data konsumen (retail),
			karyawan, fasilitas dan data transaksi.

b)       Mencegah terjadinya penyimpanan data yang redundant.

c)       Mencegah hilangnya data.

d)       Sistem pusat dan cabang terintegrasi sehingga memudahkan untuk mendapatkan data yang paling aktual.

e)       Format penyajian laporan dibuat sehingga lebih mudah dipahami.

f)        Meminimalisasi terjadinya kesalahan penginputan data.

g)       Data terdokumentasi dan terstruktur.

3.	Economic	a)	Mengurangi biaya operasional untuk transfer informasi atau dokumen ke pusat yang
			selama ini dilakukan secara manual.
		b)	Memperlancar aliran informasi antara bagian administrasi ke managerial
4.	Control	a)	Meningkatkan keamanan terhadap pelaksanaan proses penyimpanan data.
		b)	Membatasi akses penggunaan terhadap sistem dengan cara menerapkan privilege.
		c)	Adanya operator data entry yang bertangungjawab terhadap pelaksanan pemasukan
			data dan aministrator yang bertanggung jawab atas semua jalannya aktivitas pada
			aplikasi
		d)	Mencegah akses penuh dari pengguna-pengguna yang tidak berwenang.
5.	Eficiency	a)	Menggunakan sistem penyimpanan data yang terpusat  untuk memudahkan proses
			pendistribusian barang.
		b)	Mengefisienkan waktu untuk pelaksanaan proses validasi penginputan data
		c)	Meminimalisasi biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses
			pelaporan.
6.	Service	a)	Menghasilkan informasi yang akurat untuk bahan pertimbangan dan evaluasi.
		b)	Memberi kemudahan dalam penggunaan operasional sistem.

                                Gambar 3. Use case diagram dari sistem SCM berbasis layanan versi 2.0

Desain dari sistem yang diusulkan memiliki kekuatan utama pada desain arsitektur yang berbasis layanan. Ilustrasi yang digunakan pada Gambar 3 yang memperlihatkan perbedaan paradigma pengembangan sistem yang berorientasigoods‟danservices„‟„ mewarnai proses desain arsitektur yang dirancang untuk membangun sistem SCM berbasis layanan. Diagram pertama adalah diagram yang merepresentasikan desain dari topologi jaringan dari sistem. Desain dari topologi jaringan dapat dilihat pada gambar 4. Sistem SCM berbasis layanan digambarkan dalam sebuah cloud yang merepresentasikan sebuah sistem pada layer yang diakses secara transparent oleh users. Users yang terdiri dari para distributor dan retailer tidak perlu tahu bagaimana struktur dari sistem tersebut secara detail. Salah satu keuntungan dari sistem semacam ini adalah penambahan jumlah users tidak akan mempengaruhi perubahan struktur program dalam sistem karena setiap kali dilakukan penambahan users, yang terjadi adalah hanya penambahan server aplikasi pada level client yang mengakses server utama yang berisi layanan sistem SCM pada cloud yang merupakan representasi layanan yang diberikan.

                                                   Gambar 4. Desain topologi jaringan dari sistem SCM berbasis layanan.

Gambar 4 memperlihatkan bagaimana setiap users berinteraksi dengan cloud dalam sebuah topologi jaringan. Satu diagram lagi yang perlu untuk dimuat untuk lebih memperjelas bagaimana perbedaan antara sistem SCM yang dibangun secara dedicated untuk satu entitas organisasi dengan sistem SCM berbasis layanan yang dibangun untuk melayani banyak users. Diagram terakhir yang digunakan dalam proses desain untuk menggambarkan keunikan dari sistem SCM berbasis layanan ini adalah database design. Konsep utama dari database design yang digunakan adalah konsep shared database dengan multi-tenant.

Referensi

Simchi-Levi, E., dan Kaminsky, P. (2003). Designing  and  Managing  The  Supply Chain:  Concepts,  Strategies,  and  Case.

Van der vorst, J. (2004). Supply chain management: Theory and practices.

Lambert, D.  dan Cooper, M. (2000). “Issues Supply chain  management”.

Meindl, P. dan Chopra, S. (2005). Supply chain management: Strategy, Planning, And Operation.           

Porter, M. (1998). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior.